آکادمی فروش

نحوه انتخاب نرم افزار مناسب ردیابی زمان کارمند - ClickTime

بهره وری | توسط دیوید کلاین

انتخاب نرم افزار مناسب ردیابی زمان کارمند، با ConvergeHub رازها را بدانید. ده ها روش های مختلف وجود دارد که شرکت شما می تواند زمان خود را ردیابی کند.

چه در حال حاضر از کاغذ، اکسل یا یک سیستم قدیمی استفاده می کنید، انتقال به سیستم ردیابی زمان آنلاین کارکنان بخش عمده ای دارد.

چالش این است که تعیین کنید کدام نرم افزار ردیابی زمان برای کسب و کار شما مناسب است.

چرا زمان کارمندان را ردیابی می کنید؟

قبل از انتخاب یک پلتفرم ردیابی زمان کارمند، مهم است که ابتدا بفهمید چرا کسب و کار شما نیاز به پیگیری زمان دارد.

شما ممکن است دلیلی را در ذهن داشته باشید (یعنی اندازه گیری بهرهوری کار)، اما همکاران شما در مواردی که نیازهای دیگری به همان اندازه مهم از سیستم داشته باشند.

برای اطمینان از انتخاب نرم افزار ردیابی زمان مناسب، ابتدا با ذینفعان داخلی خود ارتباط برقرار کنید و نیازهای مختلف را برای هر بخش ترسیم کنید.

باید همپوشانی خوبی وجود داشته باشد، اما به طور معمول، منابع انسانی دارای الزامات متفاوتی نسبت به امور مالی، عملیات دارای الزامات متفاوتی نسبت به فناوری اطلاعات و مدیریت دفتر دارای الزامات متفاوتی نسبت به تیم اجرایی خواهد بود.

چند کارمند برای پیگیری زمان خود نیاز دارند؟

هرچه سازمان شما بزرگتر باشد، پلتفرم ردیابی زمان شما باید بیشتر قابل تنظیم باشد.

این از نظر گزارش دهی (بخش به بخش، بخش به بخش، و غیره)، زمان ورود (فیلدها و قوانین سفارشی) و کنترل های مدیریتی است تا اطمینان حاصل شود که فقط کارکنان منتخب می توانند به قوانین صورتحساب و جبران خسارت دسترسی داشته باشند و ویرایش کنند.

تیم‌های کوچک‌تر معمولاً می‌توانند با نرم‌افزار ردیابی زمان پیچیده‌تر کار کنند، اما همچنان ممکن است به یک برنامه تلفن همراه، سطوح بالایی از امنیت داده‌ها و ویژگی‌های گزارش‌دهی با استفاده آسان نیاز داشته باشند. ما یک راهنمای تصویری برای کمک به شما ایجاد کرده ایم.

اهداف عملیاتی شما چیست؟

در صورت استفاده صحیح، نرم افزار ردیابی زمان، کارایی کارکنان را افزایش می دهد، هزینه های اداری را کاهش می دهد و سودآوری را افزایش می دهد. مسلماً، حتی با بهترین فناوری ردیابی زمان، این مزایا بدون درک اهداف عملیاتی که باعث بهبود عملکرد می‌شوند محقق نمی‌شوند.

ردیابی زمان می تواند به شما در تجزیه و تحلیل، مدیریت و بهبود کمک کند:

• بودجه پروژه و برنامه
• استفاده از کارکنان
• ظرفیت کارکنان
• صورت حساب کارمند
• خدمات بیش از حد مشتری

پلتفرم‌های ردیابی زمان مدرن شامل گزارش‌های قدرتمندی هستند که به شما امکان می‌دهند در عملیات تجاری غوطه‌ور شوید و دید جدیدی نسبت به کاری که تیم شما انجام می‌دهد به دست آورید.

با داده‌های بی‌درنگ در مورد ساعت‌های قابل پرداخت در مقابل ساعات غیرقابل پرداخت، درصد بودجه مصرف‌شده و افرادی که برای انجام کارهای اضافی در دسترس هستند، ردیابی زمان می‌تواند ROI استثنایی را برای مشاغل با هر شکل و اندازه‌ای فراهم کند.

آیا سازمان شما تابع برخی از قوانین یا مقررات دولتی است؟

• آیا نیاز به پیگیری و پرداخت حقوق کارکنان برای ساعات اضافه کاری دارید؟
• آیا به کارمندان مرخصی با حقوق پیشنهاد می دهید؟
• آیا به دنباله حسابرسی از هرگونه تغییر یا تأیید صفحه زمانی نیاز دارید؟
• آیا شما یک سازمان غیرانتفاعی هستید که نیاز به گزارش هزینه های عملکردی و سایر الزامات مالی دارید؟

دانستن پاسخ این سوالات به شما کمک می کند تا نرم افزار ردیابی زمان مناسب را برای کسب و کار خود انتخاب کنید.

مجدداً، هر چه بهتر بفهمید که چرا باید زمان خود را ردیابی کنید، احتمال اینکه مؤثرترین نرم افزار را برای سازمان خود انتخاب کنید بیشتر است.

آیا پیش بینی بودجه برای تیم شما مهم است؟

داده‌های ردیابی زمان یکی از معدود راه‌هایی برای درک واقعی مدت زمان انجام یک کار خاص است.

این اطلاعات، زمانی که با گزارش‌های بی‌درنگ هزینه‌های کارکنان همراه شود، به شما این امکان را می‌دهد که بودجه‌های آینده و پروژه‌ها را با دقت زیادی پیش‌بینی کنید.

مدیران پروژه و رهبران تیم می‌توانند بهتر بفهمند که یک کار چقدر طول می‌کشد، چقدر هزینه دارد و چه تعداد کارمند فعلی (یا آینده یا موقت) برای تکمیل کار مورد نیاز است.

آیا باید داده های ردیابی زمان موجود را بایگانی یا وارد کنید؟

این سوال آخر یک سوال تاکتیکی است، اما همچنان به انتخاب نرم افزار ردیابی زمان مرتبط است. ممکن است سال‌ها داده‌های زمان و هزینه در اکسل یا یک سیستم قدیمی داشته باشید. اگر چنین است، می‌خواهید یک پلتفرم ردیابی زمان پیدا کنید که بتواند به راحتی این داده‌ها را وارد کرده و در گزارش‌های آینده، داشبورد و خلاصه‌های بصری گنجانده شود.

کارمندان خود را برای پیگیری زمان

البته، هنگامی که سیستم ردیابی زمان کارمندان را انتخاب کردید، همچنان باید با تیم خود کار کنید تا مطمئن شوید که واقعاً زمان خود را ردیابی می کنند.

این می تواند برای برخی از مشاغل چالش برانگیز باشد، به ویژه آنهایی که قبلاً هرگز چنین کاری نکرده اند یا فرهنگی دارند که ظاهراً آماده پذیرش ردیابی زمان نیستند.

چند خبر خوب وجود دارد! ما یک راهنمای مختصر ایجاد کرده‌ایم تا به شما کمک کند کارمندان خود را وادار کنید زمان خود را دنبال کنید. چه کسی می دانم؟ حتی ممکن است از آن لذت ببرند!