نحوه اشتراک گذاری و همکاری فایل ها در داخل یا خارج از شرکت
منابع کوچک بیز | توسط پاتریشیا جونز
به تعداد زیادی فایل های خارج از کشور را در داخل یا از شرکت به اشتراک بگذارید و با آنها همکاری کنید. هر دلیلی می‌تواند باشد، اگر به آن نیاز داشته باشیم، دستیابی به امن‌ترین محیط با زیر مجموعه‌های قابل اعتماد و افرادی است که آن را می‌کنند و تحویل می‌دهند بسیار ضروری است. آیا آن را از ارائه خدمات CRM خود دریافت می کنید؟
"من با یک مشتری بالقوه کار می کنم که مشتاق خرید محصول / خدمات ما است - آیا می توانید در اسرع وقت تمام اسناد مرتبط را برای من ایمیل کنید؟"
آشنا به نظر می رسد؟
خوب، این همان چیزی است که نمایندگان فروش شما بارها و بارها برای تیم بازاریابی پست می کنند. حالا تصور کنید اگر نمایندگان بازاریابی شما نامه را از دست بدهند یا دیر به نامه پاسخ دهند چه می شود؟ ممکن است خطر از دست دادن یک مشتری بالقوه را داشته باشید، فقط به این دلیل که نماینده فروش شما آمادگی مقابله با مشتری بالقوه را ندارد.
آیا می خواهید در واقعیت هم همین اتفاق برای شما بیفتد؟ قطعا نه.
پس چیکار میکنی؟ روی برنامه های کاربردی نرم افزار مدیریت اسناد مستقل مانند Dropbox یا Box سرمایه گذاری کنید؟
اگرچه این کاری است که بسیاری از شرکت ها انجام می دهند، اما این مشکل را به طور کامل حل نمی کند. به عنوان مثال، این نرم افزارهای مدیریت اسناد مستقل به سیستم CRM شما متصل نیستند. این منجر به دو عیب عمده می شود:
- شما نمی توانید مطمئن شوید که همه اعضای تیم شما از نسخه به روز شده اسناد استفاده می کنند
- با توجه به نقش و مجوزهای دسترسی، نمی‌توانید کنترل کنید چه کسی به چه چیزی دسترسی دارد.
حال تصور کنید اگر بتوانید نرم افزار مدیریت اسناد را در سیستم CRM خود یکپارچه کنید چه می شود؟
یا بهتر است، سیستم CRM شما می تواند امکانات نرم افزاری مدیریت اسناد را ارائه دهد؟ به جای جستجوی اسناد موجود در رایانه ها، صندوق پستی و مکان های دیگر، فروشندگان شما می توانند وقت ارزشمند خود را صرف ایجاد یک خط لوله فروش قوی کنند.
شگفت انگیز است نه؟
خوب، این دقیقاً همان چیزی است که پارس ویتایگر برای شما در نظر گرفته است!!!
کتابخانه پارس ویتایگر – که ذخیره و مدیریت وثیقه، مواد، پیشنهادات و غیره مشتریان/احتیاط‌های احتمالی، درست در مخزن CRM را آسان می‌کند.
1. پوشه ها
شما می توانید پوشه هایی ایجاد کنید که در آنها می توانید چندین فایل را آپلود کنید. با کلیک بر روی هر پوشه ای به صفحه اختصاصی آن هدایت می شوید.
در اینجا می‌توانید تمام اطلاعات مهم پوشه مانند تعداد فایل‌ها، تاریخچه، خواص و پیوند قابل اشتراک‌گذاری را پیدا کنید.
می توانید چندین عمل انجام دهید:
- پوشه های فرعی جدید را در پوشه اصلی آپلود کنید
- مشاهده تاریخچه پوشه مانند کاربرانی که پوشه را به اشتراک گذاشته اند یا آن را دانلود کرده اند
- جزئیات پوشه مانند نام، توضیحات، مالک، اندازه و تاریخ ایجاد را مشاهده کنید
- حذف انبوه، دانلود یا انتقال و کپی فایل ها.
- ترتیب فایل ها را بر اساس نام یا تاریخ مرتب کنید.
2. به اشتراک گذاری فایل
از طریق کتابخانه پارس ویتایگر می توانید به اشتراک گذاری فایل در داخل و خارج از سازمان خود را به روشی امن انجام دهید. به سادگی:
- یک پیوند برای پوشه/فایل ایجاد کنید
- پیوند پوشه/فایل را کوتاه کنید
- رمز عبور را برای دسترسی به لینک تعیین کنید
- تاریخ انقضا را تنظیم کنید که پس از آن پیوند باز نمی شود
- با روشن/خاموش کردن گزینه دانلود، محدودیت استفاده از پوشه/فایل را تنظیم کنید
- نام گیرنده را انتخاب کنید
- یک پیام کوتاه در مورد پوشه/فایل بنویسید.
3. همکاری فایل
شما یک مجموعه اسناد گسترده دارید که بخش های مختلف را در بر می گیرد. همکاری اسناد با دیگران بدون تنظیم سطوح دسترسی، کابوس خواهد بود. کتابخانه پارس ویتایگر به شما امکان می دهد مجوزها را در طول زمان خود همکاری تنظیم کنید.
بنابراین وقتی با یک فایل همکاری می کنید، می توانید سطح دسترسی را از شش گزینه مختلف تنظیم کنید:
- مالک مشترک
- ویرایشگر
- آپلود کننده بیننده
- آپلود کننده پیش نمایش
- بیننده
- پیش نمایش
- آپلود کننده
هر نوع دسترسی دارای آزادی و محدودیت های خاصی است. به عنوان مثال، اگر ویرایشگر را انتخاب کنید، دعوت‌کننده می‌تواند آپلود، دانلود، پیش‌نمایش، ویرایش، حذف و پیوند پوشه را دریافت کند.
بسته به اینکه می‌خواهید دعوت‌شونده پوشه را ببیند یا از آن استفاده کند، باید نوع دسترسی را تنظیم کنید.
شما به راحتی می توانید مجوزهای کنترل دسترسی را به روز کنید. علاوه بر این، می توانید تاریخ انقضای همکاری پوشه را تنظیم کنید.
4. اسناد را به مشتریان بالقوه ایمیل کنید
هنگامی که ایمیلی برای مشتری/مشتری ارسال می کنید، می توانید به راحتی فایل های مورد نیاز را از کتابخانه پارس ویتایگر جستجو و پیوست کنید. در صورت نیاز، می‌توانید فایل‌های جدید را از رایانه آپلود کنید، آنها را به کتابخانه اضافه کنید و فوراً آنها را در نامه پیوست کنید - همه در یک حرکت.
5. فضای ذخیره سازی بیشتر
خوب، ما خبرهای خوبی برای همه کاربران نسخه Lite، حرفه ای و Enterprise خود را داریم. با در نظر گرفتن نیازهای خاص شما برای ذخیره سازی اسناد، ما ارائه می دهیم:
- 100 مگابایت فضای ذخیره سازی برای کاربران Lite Edition
- فضای ذخیره سازی 2 فضای مجازی برای کاربران نسخه حرفه ای
- 4 فضای ذخیره سازی برای کاربران Premium
توجه: تمام این فضای ذخیره سازی برای هر کاربر در دسترس خواهد بود. به عنوان مثال - اگر شرکت شما برای نسخه حرفه ای مجوز 20 کاربر را دریافت کرده باشد، به معنای فضای ذخیره سازی 40 شهری برای همه کاربران است.
ما امیدواریم که این گزینه های ذخیره سازی به شما کمک کند وثیقه شرکت خود را ساده و سازماندهی کنید.